01. Причины неэффективности.
1. Не сформулирована миссия, цель развития организации и место сотрудников в достижении целей; сотрудники не направлены и не сплочены ради достижения целей организации.
2. Неправильное распределение функциональных обязанностей между отделами и людьми; отсутствие горизонтального взаимодействия между отделами, отсутствие рабочих групп.
3. Отсутствие вертикального взаимодействия, в т.ч. обратной связи от подчинённого к начальнику. Как результат – отсутствие у начальника адекватного материалы для принятия решений.
4. Отсутствие огня у сотрудников, их апатия, отсутствие у них личной мотивации.
02. Способы повышения эффективности
021. Мотивация сотрудников
Очень важно для успешного функционирования организации, чтобы все её сотрудники максимально вкладывались в общее дело. Для этого нужно сформулировать цели организации и место сотрудников в достижении этих целей, а также соответствующим образом сотрудников стимулировать.
Для того, чтобы сотрудники эффективно работали, они лично также должны быть мотивированы.
Итак, сотрудник может работать
— за деньги
— потому что эта сфера деятельности ему интересна
— по идейным соображениям
— имея возможность проявить себя
Очевидна как материальная, так и ментальная составляющая мотивации. Чтобы ментальная сторона мотивации работала, можно вести следующую политику.
1) Приветствовать проявление сотрудниками инициативы.
2) Работникам, выполняющим одни и те же операционные функции давать возможность время от времени менять круг решаемых ими задач.
022. Функциональное разделение в организации
1. Важно, чтобы сотрудники смежных отделов имели представление о специфики работы друг друга. Это особенно важно, если работа одного отдела зависит от работы другого. Даже элементарное представление о трудностях другого отдела помогает нормализовать бизнес-процессы, снять обвинения в адрес соседей в идиотизме, включить горизонтальные связи и запустить процесс самоорганизации сотрудников.
2. Необходимо разделять следующие функции: общение с клиентами и внутренние (работа с документами, расчётами, отчётами). Это разные состояния психики. Для выполнения внутренних необходимо сосредоточение, для клиентских – драйв, харизма и обаяние
023. Принципы руководителей.
Руководитель обязан руководить эффективно. Т.е. использовать ресурсы в краткосрочном и долгосрочном периоде с максимальной отдачей. Итак,
Задачи руководителя
1. Организовать получение исходных данных для принятия управленческих решений (отчёты, опросы). Анализ этих данных.
2. Ставить задачи и контролировать ход их исполнения в узловых точках. Искать оптимальные способы решения задачи.
3. Мотивировать сотрудников и объединять их общей целью.
4. Организовать процесс самоорганизации сотрудников, вдохновлять их на поиск оптимальных решений, поощрять инициативу, учитывать их потребности.
Для выполнения этих задач руководителю необходимо:
1. Руководитель должен стремиться иметь представления обо всех уровнях работы организации, вплоть до нижнего, ибо только зная весь процесс, можно принять оптимальное решение. В то же время поскольку непосредственные исполнители лучше знают все тонкости процесса, поэтому при отдаче распоряжений нужно подчеркнуть, что коллектив вправе самостоятельно выработать принципы того, как то или иное может быть сделано лучше…
2. Руководитель обязан организовать сбор информации для принятия решений. Причём важно получать информацию и от непосредственных исполнителей, ибо только так можно получить не искажённую информацию. (Очень важно получать информацию о положении дел в подчинённых отделах из различных источников, иначе информация рискует придти в искажённом виде. Не то, чтобы будут врать, но могут подать информацию под определённым углом зрения. А это и есть искажение. А решения, принятые на основе неверных данных, сколько бы логичными они ни были, неизменно приводят к не совсем ожидаемому результату.)
3. Руководитель должен так наладить работу организации, чтобы большинство текущих вопросов решалось без его участия. Для этого должно быть организовано взаимодействие между сотрудниками.
4. Руководитель обязан мотивировать сотрудников на достижение результатов, поощрять их инициативу, информировать их, учитывать из потребности. Известно, что кадры решают всё.
5. По своим личностным качествам руководитель должен быть в меру твёрдым, в меру гибким. Он должен уметь принимать решения как на основе анализа, так и на основе интуиции. Он должен уметь ставить задачи, делегировать полномочия и контролировать (в узловых точках) исполнение своих поручений. Он должен адекватно оценивать возможность выполнения задачи в т.ч. во времени. Иногда он должен уметь смириться с тем, что не всё в этом мире зависит от него и уметь учитывать это в своей работе.